事務局としては、様々なツールについて以下の通り使い分けていくつもりです。
また、一度に全てを確立するのも難しいと思っているので、
出来るところから段階を追って進めていくつもりです。
皆様のご協力をお願いします。
皆様からの各種ご案内・ご報告・意見交換などはホームページの掲示板を積極的に活用したいと考えます。 どんどん書き込んで下さい。
事務局からメンバーの皆様へのご連絡方法について、往復葉書以外の手段としては、 ホームページの情報掲載と合わせて、メールマガジン機能を利用して 登録されたアドレス宛にメールの一斉配信でご連絡する方法を考えています。
迷惑メールとならないように、配信回数も最小限にし、メール本文への記述も少なく抑え、 詳細はホームページへのアクセスを推奨する方法を検討しています。
今までは管理人が個人の力技で管理しているメールアドレスと配信方法でしたが、 どれだけ細心の注意を払ってもミスは発生する可能性があります。
些細なミスであっても、個人情報の漏洩や迷惑メール・ウィルスメールの可能性も懸念されますので、 セキュリティ対策済み、且つ受信者には他の配信先メンバーのメールアドレスが公開されない メールマガジンサービスの活用を検討しています。
事務局からの情報発信（ホームページへの情報掲載やメールマガジンでの情報配信）や掲示板での意見交換。
会員同士とは云え個人のプライバシーの問題もあるので書けないこともあるのは当然なので・・・
個人的にメールの交換をするなり電話で連絡を取り合えばＯＫだけど、 限られたメンバー間で、その全員に漏れなく情報が行き渡るように、メーリングリストの活用も考えています。
今後は連絡網用途として学年監事メンバー対象のメーリングリストも作ろうかと思っています。
現在検討しているサービスは、セキュリティ対策済み・登録メンバーのみに情報を配信し、
登録外メンバーからのメールは受け付けない、というサービスの活用を検討しています。
* 事務局メンバー約１５名では、各種連絡用に既にメーリングリストを活用し日々活発な議論を行っています。
個別に特定メンバーへのご連絡をする際には、そのメンバー宛にメールをお送りする方法を 活用したく考えております。
ホームページに掲載した問合せ先メールアドレス宛に、
「ｘｘ年卒のｘｘさんの幼馴染です。ｘｘさんと連絡をしたいので、私の連絡先を伝えて下さい」
というメールを何通も頂きました。
その場合には、当方から依頼者へ情報を提供するのではなく、メンバー本人にその内容を伝え、 ご本人からアクションをして頂く方法をとっています。
ご自宅へお電話してお伝えする方法、或いはメールを印刷してご自宅へ郵送する方法では、 事務局担当者の時間的にも精神的にも負担がかかりますし、 ご家族の方も突然知らない人からの電話を受け不審に思われるかもしれません。
メールマガジン・メーリングリストの活用以外にも、E-Mailを皆さんへの有効なご連絡手段のとして確立したく、 事務局宛に情報のご提供をお願い致します。
大きなイベントなど定期的なご案内は往復葉書でお知らせすることも計画しています。 ご自宅住所宛に郵便でご案内状を発送することにより、 事務局で把握している住所情報・転居情報の確認手段としても有効だと考えますので。
但し、往復葉書の発送には、莫大な葉書代・郵送費・宛名印刷作業費がかかります。 費用は最小限に抑えたい（勿論作業負担も）ので、多くても年１回の頻度に抑える予定です。
ＯＢ会を運営するにあたり、皆さんの個人情報保護には細心の注意を払ってまいります。 これまでも最大限の注意を払って運用してきたつもりですが、今後の運用に際しても継続して対策を実施していきます。
ホームページに運営のポリシーのページ を設け、事務局として皆さんにお約束するルールを掲載しております。
皆さんには本趣旨をご理解いただき、ご住所・電話番号・お勤め先・E-Mail・緊急連絡用の携帯電話番号などの 情報を事務局へご提供頂けますようお願い致します。
第一段階
１． 事務局から皆さんへの趣旨説明・お願い（本内容）
２． 学年幹事（及び副幹事）を選出 → 卒業年・氏名・連絡先を事務局へ連絡（随時）
３． 連絡網を作成・メーリングリスト作成（事務局が実施） → メーリングリストの運用開始
* このメーリングリストは、携帯メールではなく、ＰＣで利用可能なメールアドレスを中心にした運用を
想定しています（メールに資料を添付することも考えています）。
第二段階
４． 各学年のメンバーの消息確認を推進（ ← 学年幹事及び学年副幹事にお願いします）
５． 確認できたメンバーの消息情報・連絡先を学年幹事（及び副学年幹事）が事務局へ随時連絡
６． 会員情報データベースの整備・更新（ ← 事務局が実施）
７． 情報配信手段としてのメールマガジンの登録（ ← 事務局が実施）
ご不明な点・ご意見・改善提案については、何なりと事務局までご連絡下さい。